Quando sarebbe opportuno valutare l’acquisto di una stampante multifunzione per l’ufficio? Principalmente quando il luogo di installazione presenta dimensioni limitate, nei casi quindi in cui c’è poco spazio da destinare ai singoli strumenti, ma anche quando si vogliono ottimizzare i costi di acquisto e quelli di manutenzione.

Vediamo di capire meglio i vari aspetti che precedono il possibile acquisto di una stampante, sia essa laser, inkjet o multifunzione.

Cosa valutare prima di effettuare l’acquisto di una stampante

Innanzitutto, come per tutti i beni aziendali, non conta solo il prezzo di acquisto, ma anche il costo di esercizio che il bene comporta. Relativamente ad una stampante parliamo di: consumo di energia elettrica, acquisto toner o inchiostri, carta ed eventuali parti di ricambio, oltre all’assistenza da dedicare allo strumento.

A volte il basso prezzo di acquisto (specie per le stampanti inkjet) è una sorta di specchietto per le allodole, dal momento che i  consumabili fanno lievitare nettamente i costi e si rimpiange l’acquisto di una macchina dal prezzo iniziale più alto, ma con bassissimi costi di gestione e operatività.

Determinazione del TCO

Alla luce di tutto questo occorre quindi che l’azienda stimi, anche solo a grandi linee, il CTO (Total Cost of Ownership) della stampante, ovvero il Costo Totale Annuo di gestione della stampante o di una multifunzione.

Dal punto di vista pratico va quindi valutato l’ammortamento della spesa iniziale (per le stampanti è di circa 5 anni) a cui si aggiungono i costi annui per i consumabili e gli interventi di manutenzione.

Per le sostituzioni di cartucce o toner, a seconda si abbia una stampante inkjet o laser, occorre rifarsi alle indicazioni fornite dai produttori. Bisogna quindi stimare preventivamente l’uso che ne viene fatto in ufficio.

Attenzione alla qualità

Un altro aspetto da valutare è quello che attiene alla qualità. I documenti amministrativi solitamente vanno conservati per diversi anni e devono essere sempre leggibili.

Quando si sceglie una stampante bisogna allora tenere in considerazione che il getto di inchiostro offre una qualità mediamente bassa della stampa, dal momento che produce il c.d. effetto bagnato”: ciò comporta che la stampa sia soggetta a dileguarsi nel tempo, rendendo illeggibili i documenti.

Le reti LAN
Un altro punto focale è dato dalla necessità che la stampante sia collegata alla rete locale dell’azienda, dell’ufficio o dello studio, a cui sono connessi i diversi computer.

Cosa comporta il collegamento alla rete LAN? Che la stampante diventi di utilità per tutti i computer e quindi per i diversi collaboratori che potranno stampare i vari documenti.

Nel caso delle stampanti multifunzione (4 in 1), l’ulteriore vantaggio è che, oltre alle stampe, ogni dipendente può accedere anche a scanner e fax.

Le stampanti più recenti presentano, inoltre, grazie al collegamento a internet, numerose funzionalità smart, in primis la stampa anche da portatili, smartphone e tablet, pur trovandosi fuori dall’ufficio, senza dimenticare le stampe o le scansioni salvate in modalità cloud.

Conclusioni

In ogni ufficio la condivisione delle risorse è di estrema utilità. Un unico strumento che provvede a stampare, fare fotocopie, eseguire scansioni e trasmetterle via mail, inviare fax (pratica sicuramente in via di esaurimento, ma ancora utile per certi contesti ndr) è sicuramente di grande utilità.

Al di là del risparmio sui costi, una multifunzione 4 in 1 ottimizza gli spazi e soddisfa la maggior parte delle esigenze delle aziende.