Cos’è la gestione documentale

Dall’inizio della creazione di un documento, fino alla sua conservazione, la gestione documentale rappresenta il modo migliore di amministrare tali documenti sia che si trovino in forma cartacea che in formato digitale durante tutto il loro ciclo di vita in maniera ottimale.
A rendere così fortemente consigliata questa pratica di gestione è l’mportanza delle informazioni che sono contenute all’interno dei documenti, che portano avanti quella che è la catena sia logistica che produttiva di un’azienda permettendo così che i compiti principali vengano svolti senza che vi siano interferenze.
Quindi maggiormente fluido sarà il workflow dei documenti e più facile sarà lavorare in armonia, diventando così più produttivi nel proprio business che non dovrà subire rallentamenti o peggio ancora correre il rischio di smarrirmento o deterioramento.
Questo processo è diventato ormai strategico all’interno dell’organizzazione aziendale a prescindere dalla grandezza dell’impresa (piccola, media o grande impresa).

Perché scegliere uno strumento per la gestione documentale

Le soluzioni di DMS acronico che sta per Document Management System hanno avuto un’evoluzione rapida nel tempo.
Le imprese, che prima della digital trasformation hanno adottato in maniera massiccia, l’impiego del cartaceo, hanno man mano evoluto i loro sistemi di creazione e archiviazione dei documenti creando dei propri flussi lavorativi digitalizzati.
Questo cambiamento ha reso obbligatorio il dover adeguare i sistemi cartacei all’interno del digital che è ritenuto non solo più sicuro per l’impossibilità del documento di deteriorarsi nel tempo ma anche per la possibilità di consultare il materiale in modo più agevole.
Possiamo affermare che la digitalizzazione di ogni azienda è avvenuta non appena ci si è resi conto della necessità di dematerializzare i documenti.
Detto ciò non basta però che i documenti vengano convertiti utilizzando un sistema di OCR ovvero lo strumento che riconosce i caratteri contenuti nel cartaceo e li riporta sul digitale, ma vi è bisogno di un sistema che organizzi il lavoro per renderlo agibile ad ogni unità e che venga strutturato da professionisti nel campo che sappiano come gestire l’interno processo.

Un software di gestione documentale che va assolutamente consigliato è quello di Sielco, all’interno del loro sito (https://sielco.it/applicativi-software/gestione-documentale/) troverete infatti i motivi che hanno spinto un quantitativo di persone sempre maggiore a scegliere questa tipologia di strumenti.
Quali sono i vantaggi principali che possono essere elencati?
– Risparmio significativo del vostro tempo. In un momento in cui il tempo sembra non essere mai abbastanza, è fondamentale tagliare i tempi di ricerca del documento e della sua gestione
– Diventare più competitivi perché essere più organizzati di altre aziende rende il lavoro più efficiente e più produttivo
– Riduzione dei costi sia di archivi che di stampa, non ci sarà più bisogno di cercare un posto sempre più grande in cui poter conservare il cartaceo e i costi per carta, toner e manutenzione delle stampanti non graveranno sul proprio business.
– Impatto ambientale, si consuma meno cartaceo e dunque si evita lo spreco di materiale.
– Più sicurezza per tutti. Con l’introduzione delle normative del GDPR si è ben compreso quanto sia importante non far sfuggire informazioni importanti e rispettare la privacy. Il sistema digitale se conservato bene può dare la garanzia di non essere violato da terzi e di tracciabilità dei dati.
– Facilità di utilizzo. Oltre i vantaggi già illustrati si aggiunge anche la possibilità di avere un’interfaccia user-friendly che renda la gestione delle pratiche più flessibile anche nell’utilizzo non solo dal pc ma da differenti device come il proprio smartphone aziendale.
– Una brand reputation migliore, grazie ad un servizio clienti dedicato.

Per implementare i sistemi di Gestione Documentale esistono 3 meccanismi tra cui poter scegliere a seconda delle proprie necessità:
software on-premise in cui si installano e gestiscono i programmi su infrastrutture hardware che hanno la propria base direttamente nella sede aziendale. Questo sistema garantisce una maggiore privacy e padronanza dei dati, da tenere però in considerazione sono i costi per la spese di gestione.
via cloud per il quale non è necessario investire in hardware e software per l’implementazione. Tra le tre scelte questa è quella che permette una massima flessibilità e velocità di adeguamento ai bisogni dell’azienda, grazie anche alla possibilità di avere i dati disponibili ovunque ci si trovi.
Se però viene affidato a terzi, la fiducia nei confronti del fornitore dovrà essere alla base.
Inoltre riduce drasticamente lo spazio che si utilizza per l’hardware.
architettura ibrida che integra sia i sistemi on-premise e quelli su cloud per favorire la Conservazione Elettronica a norma.

In conclusione abbiamo visto come farsi aiutare nella gestione di questi processi convienga in un insieme di situazioni:
Nel caso in cui non vi siano figure professionali direttamente all’interno dell’azienda, il che potrebbe portare costi aggiuntivi per professionalizzarle anzichè prendere una persona esterna che abbia già queste competenze specifiche.
O quando vi siano dei documenti molto ampi da dover gestire, che abbiamo visto essere un processo cruciale nella produttività aziendale e quindi è bene se nessuno può occuparsene internamente chiedere una mano all’esterno.