In una società sempre più connessa, e in particolari momenti in cui il telelavoro (o smart working) assume una rilevanza particolare, gli eventi aziendali a distanza possono rappresentare una grande opportunità di business, sia per la diffusione del brand, sia per il rispetto di normative e regole.

Tutto questo però a patto che si disponga di strumenti e software che permettano di gestirli al meglio, altrimenti l’evento a distanza rischia di essere un vero flop.

In questa guida vogliamo quindi consigliare alcuni utili strumenti gestionali, oltre a spiegare cosa sono gli eventi aziendali a distanza e perché sono così importanti.

Eventi aziendali a distanza: cosa sono e perché sono importanti

Un evento aziendale, genericamente, è un’occasione in cui un’azienda (nell’ambito di una strategia di marketing) cerca di diffondere il brand in una platea di invitati che vorrebbe convertire in clienti.

Allo stesso tempo però può trattarsi di una riunione, o di una festa, riservata al personale dell’azienda stessa, per rendere più stabile il lavoro di gruppo e dare dei benefit ai dipendenti.

In ogni caso, quindi, si tratta di un’occasione in cui l’azienda organizza un incontro in un sede.

L’evento aziendale a distanza altro non è se non lo stesso scenario ma virtuale, con un punto centrale collegato da remoto con una o diverse postazioni.

Molte aziende in effetti usano questa modalità in svariate occasioni, soprattutto in fase di start up per il contenimento dei costi che si dovrebbero sostenere per affittare location o predisporre trasferte.

Inoltre gli eventi aziendali rientrano nel cosiddetto ‘smart working’, decisamente ecocompatibile e molto funzionale per l’ottimizzazione del lavoro in azienda.

Per quanto riguarda gli eventi virtuali cosa sono lo si stabilisce volta per volta , ma in tutti devono essere necessariamente previsti software efficaci.

I migliori strumenti per organizzare eventi aziendali a distanza

Partiamo dalla semplice teleconferenza se l’evento aziendale riguarda una riunione di lavoro.

Semplice si fa per dire, perché parlarsi da filiali diverse, magari ubicate in giro per il mondo, rischia di diventare un’esperienza davvero penosa se i software non assistono.

Premessa l’ovvia connessione Internet che deve essere la più performante possibile, ecco a seguire alcuni tools davvero potenti:

• Zoom: negli ultimi anni Zoom Cloud Meetings ha raggiunto una grande popolarità dimostrandosi un ottimo tool per videoconferenze. Si usa con molta facilità, è stabile e non richiede competenze particolari per essere installato. È sufficiente scaricare il programma sul Pc o anche sullo smartphone e avviare la prima riunione. L’account è gratuito, fino a 100 partecipanti, e il funzionamento prevede di creare una room in cui invitare i partecipanti semplicemente inviando un link via emal. Le videochiamate, con o senza webcam, sono nitide e permettono anche di condividere sullo schermo slides. Si usa molto per riunioni e corso di formazione online;

• Skype di Microsoft: un evergreen usato molto per le teleconferenze aziendali, le cosiddette ‘conference call’, molto utile in caso di studi professionali con filiali anche lontane tra loro. Il vantaggio di questi strumenti è che tutti permettono di registrare l’audio o il video per poi condividerlo tra i partecipanti;

• Google Hangouts Meet: altro tool di Google, molto gettonato per la facilità d’uso e la stabilità della concessione. Si divide in due strumenti, il primo gratuito fino a 25 partecipanti, e il secondo a pagamento che permette la registrazione dell’evento;

• Whereby: si tratta in questo caso di una piattaforma molto semplice ed intuitiva. Si utilizza molto nella formazione a distanza, e viene scelta per l’e-learning continuo dei dipendenti di aziende molto grandi o con filiali distanti, che avrebbero difficoltà ad organizzare periodicamente meeting. In questo caso non serve nemmeno scaricare il software, dato che sul sito dell’azienda si può accedere allo strumento. Da segnalare la funzione ‘Room Lock’, un luogo virtuale in cui gli utenti connessi sono tutelati nella privacy grazie alla funzione di criptaggio dei dati. In questo tool si possono anche aprire contemporaneamente diverse stanze, ciò che lo rende appetibile anche per gli eventi mondani come i videoparty;
• BluesJeans: vogliamo segnalare un altro tool, usato dai colossi mondiali come Facebook o Linkedin per organizzare eventi aziendali a distanza. Intuitiva e smart, non necessita di scaricare software da installare sul pc. Essendo usata da aziende di quel calibro, la sicurezza dei dati è garantita, grazie al sistema in cloud che tutela la privacy e permette di registrare l’evento per guardarlo e magari crearci degli spot di marketing da usare a posteriori;

• GotoMeeting: infine si segnala questa piattaforma, che permette di fare riunioni o programmarle. Consente una vera interazione, con la possibilità di intervenire e di fare domande live, senza quindi essere solo una piattaforma unidirezionale. In questo caso si deve sottoscrivere un abbonamento e creare un proprio account per usare la piattaforma, potendo da subito organizzare e pianificare l’evento. Sarà poi sufficiente inviare il link di invito ai partecipanti all’evento. Chi riceve il link dovrà solo cliccarci sopra e scaricare il programma sul Pc. Come per tutti gli altri tool, anche questo prevede una sottoscrizione free per un certo periodo di tempo (o fino ad un massimo di partecipanti), per poi passare al piano business.

Tutte queste piattaforme sono estremamente utili, e ciascuna si caratterizza per alcune particolarità, ma c’è una soluzione davvero trendy che vogliamo consigliare per creare un evento aziendale davvero unico e memorabile.

Un tool molto particolare per un evento cool: il drone

Chi dovesse chiedersi quando e dove conviene comprare il primo drone potrebbe sfruttare proprio un evento aziendale a distanza. Con l’acquisto di un drone (al di sotto dei 350 grammi il regolamento Enac non richiede nemmeno il patentino) si potrebbero riprendere dall’alto eventi in location particolari, per poi diffondere il brand aziendale con montaggi ad hoc.

Naturalmente per tutti questi strumenti va sempre prevista la liberatoria privacy, facendo riferimento al GDPR, il Regolamento UE attualmente in vigore.